8-14 décembre 2001
Retour d’expérience
Jean-Michel Cornu
1. Introduction
2. Travail sur les fichiers personnels
4. Conclusions
Cette fiche de retour d’expérience présente quelques difficultés et quelques solutions lors de l’utilisation en voyage des outils informatiques et internet
Une présentation au Colloque organisé à Montréal par le groupe COREVI a été l’occasion de tester différents aspects du travail à distance, en particulier :
Le travail sur les fichiers personnels La gestion des emails L’utilisation d’autres services internet (Web, Groove…). Il n’a pas été possible d’accéder à un PC sous Windows connecté à haut débit. L’utilisation de la téléréunion via Groove n’a donc pas pu être testé
Ce compte rendu donne un retour d’expérience sur les différents essais pour optimiser la productivité du travail en déplacement.
2. Travail sur les fichiers personnels
Ne disposant pas de mon propre PC portable volé auparavant, nous avons du utiliser le portable d’un ami.
La mise en place des principaux fichiers ne pose pas de problème (copie de sauvegarde du PC d’origine sur un CD ROM). Les données, emails compris, d’un an tiennent sur moins de 500 Mo ce qui a permis d’y ajouter certains programmes à installer (groove, ICQ …). Attention cependant, tous les fichiers copiés depuis le CD ROM sont en lecture seuls. Il faut les déprotéger un par un…
Il reste cependant plusieurs problèmes :
Le PC portable prêté ne disposant pas de graveur de CD ni de prise réseau, il n’est pas possible de re-sauvegarder l’ensemble des fichiers sur des disquettes. Il a donc fallut sauvegarder tous les fichiers nouveaux ou modifier sur un nouveau répertoire « _new » pour n’avoir que ceux-ci à sauvegarder (l’utilitaire winzip permet de sauvegarder sur plusieurs disquettes des fichiers qui dépassent la taille des 1,44 Mo) Il n’y a pas une claire identification des fichiers de configuration spécifiques à un utilisateur. Ce qui nécessite de nombreuses acrobaties (ceci est vrai en particulier pour Windows 98 qui est mono-utilisateur, mais les fichiers spécifiques à l’utilisateur sont souvent disséminés dans l’arborescence) Enfin, il n’est pas toujours possible de disposer d’une imprimante, et si c’est le cas, elle est souvent attachée à un PC, sauf lorsque l’on dispose d’un réseau. Pour installer une imprimante nouvelle il faut disposer du CDD Windows lorsque l’on est sous ce système d’exploitation. Sinon une autre solution consiste à transférer le fichier à imprimer dans un autre PC disposant d’une imprimante. Le transfert peut se faire par CD (il faut avoir un graveur), une disquette (il faut disposer d’un lecteur de disquette et de fichiers par trop long) ou éventuellement par internet (c’est la seule solution qui a été faisable pour imprimer au Canada sur un PC de l’hôtel)
Quelques exemples des manipulations nécessaires et ou limitations dues à la mauvaise gestion des fichiers de configuration utilisateur.
Obligation de mettre et de retirer « A la main » les modèles de fichiers Word (papier a entête, modèle de compte rendu) Pas de possibilité simple d’utiliser le dictionnaire personnel (sinon il faut sauvegarder l’ancien dictionnaire personnel pour pouvoir le restituer dans le même état après utilisation) Les corrections automatiques doivent parfois être retirées (exemple PC : « Proposition Comptable ») et doivent donc être remis à la main avant de rendre la machine.
Enfin les différentes versions de logiciel (par exemple dans notre cas : word97 et word2000) pose plusieurs problèmes :
· Compatibilité des fichiers (la compatibilité descendante n’est pas très évidente sous Word 2000 si on regarde les options du menu « sauver sous »)
· Les raccourcis clavier sont différents souvent et freinent la productivité…
· La version de Word2000 sur le portable ne remplacement ne disposant pas de PowerPoint, il n’est pas évident d’installer simplement un PowerPoint 97 sans désinstaller toute la suite office 2000, même lorsque l’on dispose de la licence pour PowerPoint 97… Ce problème n’ayant pas été vu à l’avance, il n’a pas été possible d’installer la visionneuse PowerPoint d’office 2000.
Conclusions pour augmenter la productivité en travail à distance
· Utiliser des machines disposant d’une carte réseau et de graveur de CD et si possible de lecteur de disquette
· Disposer d’un répertoire avec les fichiers de configuration (modèles…) Il est parfois possible avec les modèles par exemple de créer des raccourcis avec le bon endroit dans l’arborescence
· Préférer des machines multi-utilisateurs (Windows 2000, Windows XP, Linux…)
· Prévoir les possibilités d’impression (imprimante portable ou disponibilité d’un réseau et d’une imprimante sur le réseau)
· Avoir avec soi le CD de Windows pour installer si nécessaire de nouvelles imprimantes
Problèmes restant lorsque l’on n’est pas sur sa machine
· Certains fichiers de configurations doivent être sauvegardés avant d’utiliser les siens pour pouvoir remettre la machine en état (dictionnaire personnel…)
· Certains paramétrages des préférences utilisateurs peuvent ralentir la productivité. Il faut alors soit les modifier (au début de l’utilisation de la machine et avant de la rendre) soit s’en contenter.
· L’utilisation de versions différentes du même logiciel pose des problèmes de compatibilité de fichiers et de productivité (à cause des changements de syntaxe des raccourcis)
· L’impression d’un document pose parfois des problèmes épineux.
Il est assez facile de trouver une machine connectée sur internet pour lire ses mails sur le Web. Mais cela pose cependant plusieurs problèmes :
Les mails doivent rester en ligne et téléchargés au retour pour être ensuite classés (ce qui prend du temps supplémentaire) La taille des boites aux lettres chez les fournisseurs d’accès est limitée. Quelques gros fichiers en pièce jointe risquent de les saturer avant la fin du voyage Le clavier utilisé (Qwerty Canadien) ralenti considérablement la frappe et cause de nombreuses fautes de frappe (q à la place de a etc.). Par ailleurs certains caractères ne sont pas directement sur le clavier (‘è’, ‘°’, …). Enfin le passage constant d’un fichier azerty (le portable avec les fichiers documents) et qwerty (lecture des emails et navigation web) demande une certaine gymnastique. Dans l’utilisation régulière des emails il est fréquent d’échanger des documents word (en réception et en émission). L’utilisation de deux machines différentes rend beaucoup plus long cette fonction qui du coup est peu utilisée, au détriment de la productivité.
La solution consiste à pouvoir accéder à l’Internet directement depuis sa machine.
Il existe deux solutions :
Le branchement sur un réseau local connecté à internet (cela nécessite une carte réseau soit Ethernet 10/100 Mbits, soit une carte d’accès aux réseaux sans fil – principalement IEEE 802.11b – Wi-Fi) Le branchement par modem à un fournisseur d’accès local auquel il faut souscrire un abonnement.
Ne disposant pas de carte réseau, il n’a pas été possible de se brancher sur le réseau de l’université nous accueillant (université du Québec à Montréal).
Il est devenu très difficile de trouver dans certains pays un fournisseur d’accès local gratuit pour accéder à l’Internet pendant une seule semaine.
Au Québec il semble qu’il n’en reste plus qu’un seul : netrezo.net
La mise en place d’une nouvelle connexion Internet pose plusieurs problèmes :
Les informations à fournir sont parfois folkloriques (adresse à fournir sans indication du pays, ce doit être celle de l’hôtel au Québec) mais uniquement au format USA (dans les états disponibles et le format du code postal…) Les informations fournies posent un risque de spam même après le voyage lorsque l’on n’utilise plus la connexion internet (préférences demandées … et même informations sur la race.) Nécessité (dans ce cas) de télécharger un programme d’accès. Cela a été fait sur l’ordinateur en libre service de l’hôtel Le programme faisant 3,5 Mo il a été nécessaire d’utiliser Winzip pour le découper sur plusieurs disquettes afin de le transférer dans l’ordinateur portable
Enfin il faut bien distinguer 3 fonctions indispensables :
L’accès Internet (il se fait par un fournisseur d’accès local ou par un réseau local fourni par la structure d’accueil) La réception des mails : pour recevoir ses mails habituels, elle se fait généralement sur sa boite aux lettres du fournisseur d’accès habituel (POP ou IMAP4) L’envoi de mails. La plupart des fournisseurs d’accès pour éviter l’utilisation pirates de boites aux lettres par des personnes extérieures qui envoient des mailings non sollicités, interdisent l’envoie de mails depuis une connexion établie par un autre fournisseur d’accès . Il faut donc utiliser la boite aux lettres d’envoi (SMTP) du fournisseur d’accès local.
La différentiation entre la boite aux lettres sortante (avec le fournisseur local) et la boite aux lettres entrante (fournisseur habituel) pose des problèmes. Les logiciels de mail récents permettent d’avoir des boites aux lettres ayant des noms et des mots de passe différents simultanément. Mais avec Outlook par exemple, les messages reçus via une boite aux lettres sont par défaut prévus pour être envoyés par le même fournisseur. Il faut donc à chaque mail auquel on répond, modifier l’option qui indique le fournisseur de mail utilisé.
Une solution consiste, lorsque cela est possible de rediriger la boite aux lettres entrante du fournisseur d’accès habituel vers la boite aux lettres entrante du fournisseur d’accès local. De cette façon, on peut travailler uniquement sur le fournisseur local aussi bien en réception qu’en émission.
Conclusions pour augmenter la productivité en travail à distance
· Disposer d’une carte réseau, d’un modem et éventuellement d’une carte réseau sans fil (Wi-Fi)
· Se renseigner sur les fournisseurs d’accès locaux gratuits et si possible faire l’inscription à l ‘avance. Dans le cas de conférence ayant prévu un réseau local, se renseigner pour savoir si un serveur de mail est prévu.
· Vérifier la possibilité de rediriger la boite aux lettres entrante de son fournisseur d’accès habituel vers une autre boite aux lettres
S’il est de plus en plus simple de trouver partout un ordinateur connecté à l’internet, la situation est nettement moins simple lorsque l’on souhaite utiliser ses propres outils et retrouver une productivité quasi équivalent à celle que l’on a à son bureau.
Les problèmes principaux sont :
L’utilisation d’une machine différente de sa machine habituelle configurée pour une meilleure productivité (L’utilisation de son propre ordinateur portable résout ce problème) L’impression de documents depuis sa machine La connexion à l’internet de sa machine La gestion du courrier depuis son logiciel de mail et pas simplement sur une interface Web