Les logiciels de planification des ressources humaines ne sont pas idéal, expliquent des spécialistes en management à la Harvard Business Review. Certes, ils libèrent les directeurs de magasin de ces tâches, certes ils permettent de prendre en compte beaucoup de données (historique, météo…), certes ils pallient aux erreurs que commettent les managers qui ont tendance à sous-estimer le besoin de personnel en heure de pointe et surestimer leurs besoins le reste du temps… il n’empêche que les logiciels ont toujours autant de mal à prendre en compte le fait que les employés soient des humains qui ne souhaitent pas forcément venir travailler juste aux heures de pointes. 

Les auteurs rappellent que les prévisions parfaites n’existent pas. Pour planifier le travail, il faut être capable aussi de planifier la demande et plus on veut planifier le travail précisément, plus il faut comprendre la demande précisément. Un bon logiciel de planification des ressources humaines doit surtout servir au mieux les clients les plus “normaux”, les plus prévisibles… Ils montrent également que beaucoup de flexibilité n’est pas une bonne chose : au-delà de 4-5 travailleurs à temps partiel pour 10 travailleurs à temps plein, les bénéfices des magasins décroissent… Selon les chercheurs, les meilleurs types de systèmes de planification ne doivent pas reposer uniquement sur les logiciels, mais impliquer les responsables afin qu’ils le corrigent pour surveiller que le travail le week-end est équitablement distribué entre les employés par exemple.

“Le succès des systèmes de planification dépend du fait qu’ils soient pensés comme des outils pour ou contre les employés. Bien souvent, les logiciels axés sur les données sont attractifs pour les commerçants parce qu’il leur donne une impression de transparence sans précédent. Mais le succès de ces systèmes dépend aussi du fait que cette même transparence soit également disponible pour les employés. Lorsque la direction prend au sérieux ses travailleurs – c’est-à-dire quand ces outils deviennent une expérience pour améliorer ses connaissances sur les travailleurs plutôt que pour se conformer aux décisions venant d’en haut – les résultats peuvent dépasser de loin les prévisions les plus magiques de ces logiciels."